Ihren Posteingang zu säubern ist eine Aufgabe, die die meisten von uns auf unsere Liste der späteren Aufgaben stellen - direkt zwischen der Einreichung von Kontoauszügen und dem Organisieren von Junk-Schubladen. Aber warum?
Weil der Mensch kaum etwas tun kann, es sei denn, er sieht ein Aufwärtspotenzial.
Hier ist ein Grund, die Organisation des Posteingangs zu einer Priorität zu machen: Sie wird zu einem glücklicheren, friedlicheren und produktiveren Menschen.
In einer von Radicati vor einigen Jahren durchgeführten Studie prognostizierten die Forscher, dass der durchschnittliche Arbeiter bis zum Jahr 2015 etwa 125 E-Mails pro Tag senden und erhalten würde. Das sind etwa 45.625 E-Mails pro Jahr, einschließlich „Graymail“, jedoch ohne persönliche E-Mail. Wenn Sie also Freunde haben, können Sie diese Zahl erhöhen. Was bedeutet das für die Zeit?
Im Jahr 2012 stellte ein Bericht von McKinsey & Company fest, dass rund 28% der Arbeitswoche für das Lesen und Beantworten von E-Mails aufgewendet wird. Das sind ungefähr 12 Stunden pro Woche. Ich weiß nichts von dir, aber wenn ich die Zahl halbieren könnte, hätte ich viel mehr Zeit, um Yoga zu gehen.
Aber es geht um mehr als nur um Zeit zu sparen. Ich glaube, Ihr Posteingang ist eine Darstellung Ihres Geisteszustandes. Bei der Reinigung geht es wirklich um den Frieden, der mit dem Besiegen des Nervensystems einhergeht. Sobald Sie auf diese Weise über E-Mail nachdenken, wird Ihnen plötzlich klar, wie wichtig es ist, Ihren Posteingang in den Griff zu bekommen. Hier sind einige Schritte, mit denen Sie beginnen können:
1. Fragen Sie sich die harten Fragen. Sie fragen sich vielleicht, was die Selbstreflexion mit Ihrem Posteingang zu tun hat. Alles wirklich. Das Äußere ist eine Darstellung des Inneren. Wenn Sie sich Ihren Posteingang als Spiegelbild Ihres Geisteszustandes vorstellen, fragen Sie sich zunächst, warum Sie Ihren Posteingang außer Kontrolle geraten lassen und welche anderen Dinge Sie möglicherweise dazu bringen, sich in Ihrem Leben außer Kontrolle zu setzen. Die Antwort kann so einfach sein wie überbuchtet oder so ernst wie das Vermeiden einer dringend notwendigen Karriereänderung. Die Identifizierung und Behandlung dieser Probleme kann der schwierigste Teil des gesamten Prozesses sein. Beantworten Sie sich ehrlich, und Sie sind mental und emotional darauf vorbereitet, die Aufgabe zu lösen.
2. "RDFS" Ihre ungelesenen E-Mails. In ihrem Buch Bird by Bird: Einige Anweisungen zum Schreiben und Leben erinnert Anne Lamott, wie ihr Bruder als Kind einst von einem Schulprojekt über Vögel überwältigt wurde. Ihr Vater sagte zu ihrem Bruder, er solle das Projekt „Vogel für Vogel“ übernehmen, damit er sich nicht von der großen bevorstehenden Aufgabe einschüchtern würde. Möglicherweise haben Sie jedoch eine große Anzahl ungelesener E-Mails. Sie müssen es Vogel für Vogel tun. Denken Sie nicht daran, erledigt zu sein, suchen Sie einfach nach und nach in Ihren Posteingang und erinnern Sie sich daran, dass Sie sich für Ihr geistiges Wohlbefinden dieser Aufgabe widmen. Wenn Sie jede E-Mail als zweckdienlich betrachten, fühlen Sie sich, als hätten Sie etwas erreicht. “RDFS“ -ing ist eine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Ich habe dieses clevere Akronym von einem ehemaligen Chef von mir angepasst, der mir sagte, dass jede neue E-Mail eine von vier Aktionen erfordert: Sofort reagieren, löschen, ohne zu antworten, weiter verfolgen oder für zukünftige Verwendung speichern. Da Sie nur vier Optionen für jede neue E-Mail haben Das Gefühl der Unentschlossenheit und Hilflosigkeit wird zerstreut, die Zeit für das Sortieren ungelesener E-Mails reduziert und Ihre Produktivität erhöht. Wenn Sie alle 5.000 Ihrer ungelesenen E-Mails durchgehen (oder was auch immer Ihre Zahl ist ... hier kein Urteil), kann ein großer Teil davon in die Kategorie „Follow-up“ oder „Für zukünftige Referenz speichern“ fallen, aber deshalb ist ein wichtiger nächster Schritt ist ein Organisationssystem, das für Sie funktioniert.
3. Organisieren, was übrig bleibt. Es überrascht mich immer wieder, wie sehr wir durch das Versprechen der Organisation umworben werden. Der brandneue E-Mail-Dienst von Google namens Inbox verwendet ein "E-Mail als To-Do-Listenmodell". Mit diesem können Sie E-Mails in "Angeheftete", "Snoozed" - oder "done" -Kategorien sortieren und eine große Anzahl von E-Mails in "Bundles" sammeln Unkomplizierterer Posteingang. Ja, es ist wirklich benutzerfreundlich, aber lassen Sie sich nicht von seiner Glätte verführen. Sie brauchen es nicht, um Ihren Posteingang sauber zu bekommen. Es gibt keinen magischen Life-Hack, der diesen Prozess einfacher machen wird. Aber hier sind die guten Nachrichten: Es gibt eine idiotensichere Formel. Um Ihren Posteingang zu deklarieren, müssen Sie lediglich ein System entwickeln und konsistent bleiben. Wenn Sie sich dazu verpflichten können, sind Sie golden. So mache ich das: Ich verwende einen Gmail-Posteingang für alle meine E-Mails. Nachdem ich meine neuen E-Mails mit dem RDFS-Verfahren versehen habe, archiviere ich mein "Speichern für zukünftige Referenz" E-Mails mit Google Mail-Ordnern, die farblich gekennzeichnet und verschachtelt sein können. Wenn kein entsprechender Ordner existiert, erstelle ich einen neuen. Ich habe momentan 65 aktive Ordner. (Die meisten E-Mail-Server können eine ähnliche Funktion ausführen, wenn Sie Gmail nicht verwenden.) Dann adressiere ich meine "Follow-up" -E-Mails, die ich in meinem Posteingang aufbewahre (Ich versuche, diese Nummer niemals über 100 zu lassen, da ich weiß, dass dies der Fall ist.) Ich persönlich fühle mich überwältigt. Wenn für diese E-Mails eine Aktion erforderlich ist, erstelle ich eine Aufgabe in Google Kalender (z. B. „Wählen Sie einen Ort für ein Mittagessen mit Lisa“ oder „Excel-Tabelle an meinen Chef senden“) und fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu Zu dieser Aufgabe bekomme ich bei Bedarf eine Erinnerung. Auf diese Weise wache ich nicht mitten in der Nacht auf und mache mir Sorgen, was ich vergessen habe. Im Ernst, es lohnt sich, gut zu schlafen. Fordern Sie Ihr eigenes Organisationsprotokoll heraus. Jede Methode, die für Sie komfortabel und nachhaltig ist, funktioniert, wenn Sie sich daran halten.
4. Die Big Rocks zuerst bekämpfen. Laut Stephen Covey, der die 7 Gewohnheiten von äußerst erfolgreichen Menschen schrieb, sind die „großen Felsen des Lebens“ die Aufgabe, die man, wenn man nicht an erster Stelle steht, niemals zu ihnen kommt. Sie sind jedoch oft die wichtigsten. Und wenn wir sie vermeiden, belasten sie uns geistig und emotional schwer. Wenn Sie die Big-Rock-Metapher für E-Mails anwenden, können Sie sehen, wie einfach es ist, die meiste Zeit online mit der Bearbeitung winziger Sandkörner zu verbringen - dringende E-Mails, die sofort angefordert werden müssen Aufmerksamkeit und geben Sie uns die Illusion der Produktivität - und setzen Sie die großen Steine ab - E-Mails, die ein ernsthaftes Denken oder Tun erfordern. Je länger diese großen Gesteine absteigen, desto mehr Angst werden sie für uns. Streuen Sie potenziellen Stress ab, indem Sie einen Eid ablegen, um die großen Rock-E-Mails zuerst zu bearbeiten. Immer. Es mag kontrapunktisch erscheinen, zuerst die härteren, zeitaufwändigeren Posteingangselemente anzusprechen, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, um herauszufinden, was diese E-Mails von Ihnen erfordern, sparen Sie auf lange Sicht Zeit und Stress.Moments nach dem Ausatmen, Fühlen Sie Wenn Sie die Spannung der Schulter lösen und Ihren ursprünglichen Posteingang bewundern, füllt er sich wieder. So ist das Leben. Aber seien Sie nicht überfordert - die Tiefenreinigung ist erledigt, und das ist der schwierige Teil. Wartung ist der einfache Teil, da Sie ein narrensicheres System installiert haben. Ich spreche aus Erfahrung, wenn ich sage, dass die produktiven Tage und ruhigen Nächte die Motivation sind, die Sie benötigen, um zu verhindern, dass Ihr Posteingang jemals wieder unübersichtlich wird.
